先日、IT関連でない方とMicrosoftのWordで編集作業を行う機会があった。
何日もかけてWordで提出用の資料を作成していたのだが、
一緒に作業をしていた方から、
「データが消えるのが怖いから現時点のものをメールで送ります」
と連絡と一緒に作成したWordのファイルが送られてきた。
作業用パソコンで何らかの障害があってファイルが消える対策として、
ファイルの保管と他の方との共有を行ってくれるWebサービスであるDropboxの活用を提案してみた。
活用は簡単で、
Dropboxのサイトでアカウントを作成して、
作業用のパソコンでも使えるようにDropboxをダウンロードして、
自身のパソコンにインストールする。
インストール後にデスクトップあたりにドロップボックスのフォルダ(アイコン)が作成されるので、
そのフォルダを開き、
作成中のワードやエクセルのファイルを配置する。
以後の作業はすべてDropboxフォルダでファイルを開いて編集作業を行う。
編集作業でファイルの上書きを行う度に最新のファイルがDropboxで保管されるので、
作業用のパソコンが何らかの障害で壊れてもどこかしらにファイルが残ることになる。
Dropboxには更に素晴らしい機能がある。
それはなんといってもバージョン履歴だろう。
バージョン履歴はGit等のバージョン管理システムを利用している方なら、
これなしで普段の作業は成り立たない程お世話になっている機能で、
DropboxのWebサイトを開いて、変更中のファイルを見てみると、
こんな感じで変更の度に変更内容を保持してくれていて、
ワードファイル等の作業中に内容の差し戻しがあった場合、
すぐに前の状態に戻すことが出来る。
バージョン管理を利用していない職場で、
差し戻し対策として「ファイル名_日付」のように変更の度にファイル名に日付を付与して、
差し戻し対策で管理している方をよく見かけるけれども、
そんな面倒くさい作業は、
Dropboxのフォルダ内でファイルの更新作業を行っているだけで回避することが出来る。
あと問題は、
職場がDropboxのような海外のWebサービスは利用しないという方針
といったところか。
主にセキュリティ周りで情報の流出等を心配する。
こればかりは
Dropbox内にいるであろう優秀な開発者たちの腕を信じるしかないね。
この手の話でこれだけ最後に言わせて欲しい。
競合の会社はDropboxのような便利なWebサービスを日常業務で導入して、
事務にかかるコストを減らしつつ、
その分の余力を商品開発等に配分して、
確実に業界間の競争で優位に立つはず。
時代に取り残されたら、
そこから立ち直る為の労力はWebサービスの導入するコストよりも遥かに高い。
個人のスキルの面でも同様のことが言える。
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